1. Lifecycle Management Abgrenzung

Das my Workplace Lifecycle Management besteht aus drei Stufen:


1. Vorbereitungsphase

Erstinstallation (erste Personalisierung eines Geräts) oder Austauschen eines vorhandenen Geräts.

2. Produktivphase

Die Zeit, in der ein Nutzer an einem System arbeitet

3. End-of-Life-Phase

Rücknahme des Geräts, Datenlöschung, etc.

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2. Vorbereitungsphase im Lifecycle Management

Die Vorbereitungsphase verläuft im Rahmen eines IMAC Prozesses. IMAC steht dabei für:

  • I nstall
  • M ove
  • A dd
  • C hange

Install

Im Installationsprozess wird ein Gerät konfiguriert. Der Kunde definiert im Vorfeld mit der my Workplace GmbH einen genauen Prozess. Bestenfalls orientiert sich der Kunde am vordefinierten Standardprozess der my Workplace GmbH.

Konfiguration

Nach Bestellung eines Systems muss der Arbeitsplatz auf den jeweiligen Nutzer angepasst und konfiguriert werden. Typerschweise wird das Gerät dabei im Vorfeld deployed. Das bedeutet, dass auf dem Grundbetriebssystem alle unternehmensspezifischen Anwendungen installiert werden. Dieser Vorgang findet in den Räumlichkeiten der my Workplace GmbH statt. Erst danach erfolgt die Lieferung des Geräts an den Kunden. Dies setzt voraus, dass der my Workplace GmbH ein Company Image des betreffenden Unternehmens vorliegt. Ist das der Fall, so kann die my Workplace GmbH das Company Image über das Deployment-System auf das Gerät aufspielen. Das unternehmenseigene Image ist somit bei Lieferung an den Kunden bereits vorinstalliert.

Inventarisierung

Zudem muss das neue Gerät in die Inventarisierung gegeben werden. Sich auf dem Gerät befindliche Barcodes, Seriennummern oder unternehmensinterne Inventarnummern werden dokumentiert.

Personalisierung

Schließlich wird das System auf den jeweiligen Nutzer personalisiert. Hier wird entweder der Bedarf mit dem User abgestimmt oder der Nutzer kann im Vorfeld bestimmte Softwares im Workplace Enterprise Portal auswählen. Entsprechende Softwarepakete müssen vorher vom Kunden bereitgestellt werden.

Beispiel: Software AutoCAD.

Nicht jeder Mitarbeiter eines Unternehmens benötigt eine CAD-Software. Im Voraus muss hier eine Abstimmung darüber erfolgen, welche Software die my Workplace GmbH vor der Lieferung an den Kunden für die jeweiligen Nutzer installiert und wer die Softwarepakete pflegt. In der Regel werden spezifische Softwares (AutoCAD, SAP, etc.) vom Kunden oder dessen IT-Dienstleister geliefert. Dies ermöglicht eine Vorinstallation der Geräte seitens der my Workplace GmbH. Ist eine Vorort-Installation beim Kunden gewünscht, so kann dies festgelegt werden.

Einrichtung

Die Einrichtung gemäß der individuellen Enduser-Bedürfnisse kann in großen Umgebungen automatisiert erfolgen. Dabei wählt der Nutzer im Workplace Enterprise Portal die benötigten Softwarepakete aus, die automatisiert vorinstalliert werden.

In kleineren Umgebungen stimmt der my Workplace GmbH Mitarbeiter die benötigte Software mit dem User ab und installiert diese manuell. Der manuelle Weg dauert selbstverständlich länger, als das Einpflegen im Vorfeld. Da das Einpflegen jedoch ebenfalls mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, ist es erst ab einer Unternehmensgröße von einigen hundert Systemen sinnvoll.

Geräteaufbau und -anschluss

Typischerweise ist in einem Install-Prozess der Aufbau und Anschluss eines Geräts enthalten. Im Installationsprozess der my Workplace GmbH ist dieser Service nicht inkludiert.

Das Konzept der my Workplace GmbH beruht auf dem Leitsatz: “1 Paket - 1 Arbeitsplatz”. D. h., das Arbeitsgerät wird samt Zubehörteilen von der my Workplace GmbH vollständig deployed, mit einer Aufbauanleitung sorgfältig in einen Karton gepackt und an den Nutzer geschickt, sodass dieser den Aufbau eigenständig vornehmen kann.

Move

Die nächste Komponente des IT-Lifecycle Managements ist der Produktivbetrieb. Während des Produktivbetriebs kann es vorkommen, dass Arbeitsplätze umgezogen werden müssen.

Das kann im Falle eines Übergangs von einem Nutzer zum nächsten sein (Mitarbeiterwechsel). Bei einem Notebook wird das Gerät in einen Pool zurückgenommen und wieder an einen neuen Mitarbeiter ausgegeben.

Bei einem fest installierten Arbeitsplatz kann es sein, dass sich dieser räumlich ändert, indem das Gerät von einem alten zum neuen Standort umgezogen wird.

IT-Umzüge können von der my Workplace GmbH durchgeführt werden, allerdings nur bis zu einem gewissen Punkt, da unsere Services hauptsächlich Remote Services sind. Daher liegt der Fokus innerhalb des Move-Prozesses auf dem operativen und prozessualen Geschehen. Wir koordinieren den Transport über Logistikdienstleister, was einen professionellen Geräteabbau, Umzug, neuen funktionstüchtigen Aufbau sowie eine ordnungsgemäße Dokumentation beinhaltet.

Add

Der Add-Prozess betrifft Hardware- und Software-Thematiken.

Hardware:

Erweiterung der IT-Systeme (z. B. eine Erweiterung des Arbeitsspeichers). Hier wird eine ordnungsgemäße Dokumentation ebenfalls sichergestellt.

Software:

Ausrollen von zusätzlicher Software.

Change

Unter dem Change-Prozess versteht man:

  • Veränderung an Soft- oder Hardware
  • Vorrangig große Versionssprünge von Software
  • Größere Veränderungen, die einer Dokumentation bedürfen
  • Rücknahme und Entsorgung der deinstallierten Komponenten
  • Rollout des neuen Geräts

Beispiel:

Windows Version 7 im Einsatz; Change auf Windows Version 10 oder SAP Version 6 im Einsatz; Change auf SAP Version 8.

3. IT-Lifecycle Management zum Ende der Lebensdauer eines Arbeitsplatzes

Am Ende startet der Lifecycle-Prozess höchstwahrscheinlich wieder von vorn. Zum korrekten Abschluss ist eine Rücknahmelogistik der Hardware notwendig sowie die Datenübertragung der alten auf die neuen Arbeitsgeräte. Dies unterliegt einem organisatorisch großen Aufwand, da ein derartiger Austausch hundert bis tausend Anwender betreffen kann. Diese müssen alle darüber informiert werden.

Logistik

Im Rahmen der Geräteabholung findet viel Logistik statt. Die my Workplace GmbH koordiniert die geregelte Ausstattung eines jeden Nutzers mit einem neuen Gerät. Dieses wird samt aller neuer Daten bereitgestellt, bevor das alte Gerät zurückgegeben werden muss. Ein nahtloser Übergang liegt dabei im Fokus.

Löschung der alten Daten

Zuletzt wird sichergestellt, dass die Daten des alten Geräts zertifiziert gelöscht werden. Ein DIN-zertifiziertes Löschprotokoll unterstützt eine Rückführung der Geräte in den Recyclingmarkt. Der Standard-IT-Lifecycle beträgt bei der my Workplace GmbH drei Jahre. Danach werden die Geräte in einen Sekundärmarkt eingeführt. Dazu muss absolut sichergestellt sein, dass auf den Datenträgern keine Daten mehr vorhanden sind. Dies kann auf zwei Wege erfolgen:

1. Datenträger werden physisch vernichtet

Dabei handelt es sich um die kostspieligere, jedoch sicherste Variante. Alle Festplatten werden aus dem Gerät ausgebaut. Daraufhin wird die Seriennummer des Geräts sowie des Datenträgers im Gerät gescannt und erfasst. Zuletzt wird der Datenträger physisch zerstört und geschreddert. Ein Vernichtungszertifikat wird dem User ausgestellt.

2. In mehreren Überschreibungszyklen werden die Datenträger immer wieder überschrieben

Dieser Prozess dauert einige Tage. Selbst mit forensischen Programmen ist eine Herstellung der Daten auf diese Weise nicht mehr möglich. Die Löschungsnormen sind hier ebenfalls DIN- oder ISO-zertifiziert. Dies hat den Vorteil, dass der Datenspeicher im Gerät wieder neu genutzt werden kann und kostengünstiger als Variante 1 ist. Da der Datenträger noch enthalten ist, haben die Geräte zudem einen höheren Restwert.

Danach werden die Geräte für den Weiterverkauf freigegeben und der Lifecycle Prozess beginnt erneut.

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